Werken als secretaresse

 

Ben jij een spin, enthousiaste en echte vechter in het web? Voor onze vestiging zijn wij op zoek naar een secretaresse.

We groeien, maar het behoud van onze nuchterheid en persoonlijke benadering in het noorden is het belangrijkste. We bouwen graag aan duurzame relaties en besteden tijd met elkaar door te investeren in opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling. Per vakgebied organiseren we verschillende afdelingsbijeenkomsten. Collega's komen bij elkaar om kennis en ervaringsmomenten te delen, maar ook kennis opdoen kan hier.

Wat ga je doen?

Als secretaresse speel je een onmisbare rol in de branche, weet je alles en vervul je een belangrijke rol in de kwaliteitsborging en ondersteuning van vestigingsmanagers, recruiters en consultants. We zijn op zoek naar een secretaresse die het team hoopt te ondersteunen op het vlak van project- en personeelsbeheer, zodat iedereen zijn werk goed en ordelijk kan uitvoeren. Daarnaast kom je vaak in contact met onze externe collega's en ben je een vriendelijk gezicht voor hen om vragen te stellen. 

Hieronder volgt een selectie van uw werken.

• Je bent verantwoordelijk voor het externe personeelsbeheer, het opstellen van arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten en studieovereenkomsten;

• Je bent ook verantwoordelijk voor het projectmanagement. Je verwerkt alle gegevens en communiceert hierover met klanten;

• Je hebt controlefuncties, je kunt bijhouden of het contract/project is afgelopen en zorgdragen voor een tijdige afhandeling in samenwerking met recruiters of consultants;

• Je hebt veel uitwisselingen met consultants en recruiters over kwesties die door externe collega's of klanten aan de orde zijn gesteld.

• Je houdt administratie bij van externe ziekteverzuimmeldingen en onderhoudt contact met relevante adviseurs en recruiters;

• Bestaande werkprocessen evalueren en verbetervoorstellen formuleren;

Je ondersteunt je collega's en leidinggevenden bij het afhandelen van diverse zaken waar nodig;

• Je ondersteunt externe collega's bij het indienen van werkuren en zorgt ervoor dat deze op tijd klaar zijn;

• Je bestelt kantoorartikelen en cadeaus;

• U vraagt een VOG aan voor een externe collega;

• Je stelt een werkgeversverklaring op voor externe collega's;

• Verwerkt inkomende brieven en e-mails en beheert ook telefoongesprekken in de vestigingen;

• Plannen beheren en afspraken en vergaderagenda's coördineren;

• Organiseren en coördineren van activiteiten, zoals de jaarlijkse zomerbarbecue;

• Werk nauw samen met de secretaresses van collega's in andere vestigingen, en je neemt hun werk tijdens de vakanties voor hun rekening.

Dit is wat wij bieden;

• 32-40 uur uitdagend werk per week;

• Passend salaris, gebaseerd op je opleiding en ervaring;

• deelnemen aan online trainingen;

• Persoonlijke ontwikkelruimte;

Dit vragen wij;

• Volledige MBO 4 of HBO opleiding, bij voorkeur op administratief/secretarieel gebied;

• Je bent een echte leider, met sterke samenwerkingsvaardigheden, je kunt snel en soepel schakelen;

• Vaardigheid in Nederlandse woorden en schrift;

• Kennis en ervaring van een compleet Office pakket;

• Enige administratieve/secretaresse ervaring nodig