Administratief assistent
Beschrijving van de baan
32-40 uur per week.
Passende opleiding met minimaal HBO-niveau.
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
Globalrecruitment.info richt zich op de dialoog tussen
schijnbaar tegenstrijdige; natuur en technologie, wetenschap en emotie,
sciencefiction en realiteit. De natuur is de belangrijkste inspiratiebron en
innovatie en technologie sturen het creatieve proces aan. Onze studio is
internationaal georiënteerd en staat aan de top van de creatieve wereld.
In onze studio
op verschillende vestigingen werken we met meer dan 100 mensen en zijn continu kunst
en installaties aan het ontwikkelen en produceren voor verkoop over de hele
wereld.
Beschrijving
van de baan
Als personal
assistant (PA) ondersteun je artiesten en help je hen hun tijd optimaal te
benutten door secretariële en administratieve werkzaamheden uit te voeren.
Verantwoordelijkheden
omvatten:
• Organiseren
en bijhouden van agenda's en afspraken;
• Inkomende
e-mails verwerken, voorselecties maken en soms helpen bij de opvolging
• Communicatie
namens de kunstenaar;
• Screen
oproepen, vragen en verzoeken, en handel ze indien nodig af;
• Host de
studio, ontmoet en begroet bezoekers;
• Regelen van
reizen, visa en accommodatie, evenals verwerkingskosten en ontvangstbewijzen
•
Achtergrondonderzoek doen en onderzoeksresultaten presenteren;
• Zorg ervoor
dat de artiesten volledig zijn voorbereid op de bijeenkomst;
• Office
management taken, zoals: ontwerp en onderhoud van kantoorsystemen, inclusief
data
• Beheer,
archivering en beheer van computerhardware en -software;
• Onderhoud
van sociale netwerken
• Boek
zakelijke en privé-evenementen
•
Maatschappelijke participatie in management
•
Lunchbereiding
• Privé
financieel beheer
• Laat
oprichters op de hoogte blijven van belangrijke wereldwijde evenementen
PA opereert in
ons kantoorteam dat bestaat uit operationeel directeur, personeels- en
studiomanagers, communicatiedirecteuren, toekomstige projectdirecteuren en
financieel directeuren. De PA rapporteert direct aan de artiest en indirect aan
de directeur bedrijfsvoering.
Vereiste
vaardigheden en kenmerken
• Nauwkeurige
en gestructureerde medewerkers
•
Onafhankelijk, georganiseerd en goed in plannen
• Zeer goede
sociale en communicatieve vaardigheden, in staat om te communiceren met
hoogwaardige en veeleisende klanten en contacten
• Vaardig in
kantoorsoftware zoals Word, Outlook en Excel.
• Kennis van
Photoshop, Illustrator en Indesign strekt tot aanbeveling
• Perfecte
beheersing van Engels en Nederlands in schrijven en schrijven
• Andere
taalvaardigheden worden gewaardeerd
• Discretie en
vertrouwelijkheid
• Flexibele
werkhouding
• Comfortabel
in de steeds veranderende dynamische omgeving
• Compressief
• Kennis en
interesse in de internationale kunstwereld
Als je
geïnteresseerd bent, ontvangen we graag je motivatiebrief en foto-cv naar
globalrecruitment.info