Administratief manager
De administratief manager is verantwoordelijk voor het
toezicht op de ondersteunende activiteiten van het bedrijf of de organisatie.
Deze persoon, ook wel officemanager genoemd, is degene die de afdeling of het
bedrijf soepel laat draaien. De persoon in deze functie kan
managementondersteuning bieden voor een specifieke afdeling of afdeling of het
hele bedrijf. Hij of zij kan ook toezicht houden op andere administratieve
medewerkers op kantoor. De krachtigste administratieve manager heeft de
gedetailleerde oriëntatie om alle dagelijkse activiteiten van het bedrijf te
volgen, evenals sterke analytische vaardigheden en het vermogen om met veel
verschillende soorten mensen samen te werken.
Vaardigheden
De persoon die in deze functie werkt, moet veel aandacht
besteden aan details, wat tot uiting komt in zijn of haar rapportage aan de
supervisor en het tegelijkertijd beheren van meerdere planningen. Degenen in
toezichthoudende rollen moeten in staat zijn om de teams van andere mensen
effectief te leiden en de juiste beslissingen te nemen om te bepalen of de
handelwijze in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid. Bovendien moet
iedereen die in deze functie werkt goed met anderen kunnen opschieten, omdat
hij of zij te maken kan hebben met junior medewerkers en klanten. Hij of zij
moet ook in staat zijn om informatie te analyseren en beslissingen te nemen op
basis van zijn of haar analyse, omdat administratieve managers meestal hulp
nodig hebben bij het budgetteren of het schrijven van rapporten over de
prestaties van medewerkers.
Plichten en verantwoordelijkheden
Op een willekeurige dag kan de administratief manager
algemene administratieve taken uitvoeren, waaronder communicatie, archivering,
planning en gegevensinvoer, maar hij of zij zal ook helpen bij het onderhoud
van de faciliteiten en de telefonische dekking indien nodig. Zijn of haar
analytische en organisatorische vaardigheden zullen een rol spelen bij de
implementatie, het onderhoud en het beheer van het besturingssysteem van het
bedrijf. Dit omvat het beheren van budgetten voor kantoorbenodigdheden, het gebruik
van databasesystemen en ervoor zorgen dat beschadigde kantoorapparatuur wordt
gerepareerd of vervangen. Soms is de persoon in deze functie voor een andere
persoon in de organisatie: hij of zij kan bijvoorbeeld de planning en e-mail
van de supervisor beheren.
Toezichthoudende rol
Een administratief manager die in een groot bedrijf werkt,
kan toezicht houden op een team van administratief personeel. In dit geval
stelt hij of zij een planning op voor het kantoor, wijst taken toe aan mensen
en zorgt ervoor dat deze correct worden uitgevoerd. Bij bijzondere projecten is
de administratief verantwoordelijke degene die deze in stappen opdeelt en de
mensen in het project op koers houdt. Hij of zij moet ook
personeelsbeoordelingen uitvoeren en training of disciplinaire maatregelen
voorzien voor degenen die slecht presteren.
Human Resources en andere specialiteiten