Directiesecretaresse Vacatures

 

Beschrijving van de baan

Ben jij een veelzijdige, gemotiveerde en coördinerende directiesecretaresse? Vind je het leuk om de last te verminderen en een sleutelrol te spelen in een dynamische omgeving? Hou je van afwisselend werk? Ben jij ook een echte teamspeler? Dan is de vacature directiesecretaresse van globalrecruitment.info echt iets voor jou!

 

Wat ga je doen?

Als uitvoerend secretaris ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het secretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het secretariaat, waarin naast de directiesecretaresse 3 secretaresses zitten. Samen speel je een centrale rol in de raad van bestuur van ongeveer 100 medewerkers. Het secretariaat is de informatiebron en de zogenaamde "huiskamer" voor het managementteam en de medewerkers. Ook nu, door corona, werken we voornamelijk thuis.

 

Als directiesecretaresse zorg je voor optimalisatie in verdeling van het secretaressewerk. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de andere secretaresses.Je kunt de werklast verdelen en rust behouden wanneer flexibiliteit gewenst is. Je hebt de visie van de hele raad van bestuur, signaleert risico's en koppelt deze actief terug aan het management. Je bevordert de boardbrede samenwerking en zet je actief in voor cross-board samenwerking en personeelsbezetting. Je herbekijkt de huidige workflow en doet zo nodig verbetervoorstellen. Ook ben je zichtbaar en vind je moeiteloos afstemming met andere raadsecretariaten.

Jouw werkzaamheden omvatten:

• Ontlast de toezichthouders door actief zijn agenda en (in mindere mate) mailboxen (prioriteit en structuur) te beheren.

• Plannen en organiseren van vergaderingen en overleg voor het management.

• Documenten voorbereiden en verspreiden voor wekelijkse MT-vergaderingen.

• Genereren van inzichtelijke managementinformatie uit ons ICT-systeem. U bent ook de informatiebron die wordt beheerd bij het beheer van deze systeemfuncties.

• Coördineren (gedeeltelijk) begeleiden van de assistent talentpool.

• Verzorgen van (mail)communicatie, inkomende en uitgaande post.

• Samenwerken met administratieve ICT-systemen en medewerkers hierbij ondersteunen.

• Ondersteun achtergrondactiviteiten.

• Ondersteuning bieden bij het monitoren van projecten.

Werkvereisten

wie ben je?

Je bent proactief, energiek, flexibel en servicegericht. Daarnaast ben je een proactief persoon, houd je overzicht, weet je kalm te blijven in een drukke omgeving en heb je een goed perspectief. Je kunt vooruit denken en oog hebben voor de organisatie; je begrijpt snel waar de bottleneck kan ontstaan, welke voordelen er op het werk zijn en wie erbij betrokken moet worden als je tegen problemen aanloopt. Je ondersteunt het secretariaatspersoneel zodat zij hun werk op een goede manier kunnen afronden.

Daarnaast heb je:

• Volledige MBO-4 opleiding, bij voorkeur HBO werk- en denkniveau.

• Jarenlange ervaring als coördinerend (management) secretaresse/business assistant of soortgelijke functie.

• Professionele mondelinge en schriftelijke Nederlandse vaardigheden, evenals basisvaardigheden Engels.

• Zeer uitgebreide Microsoft Office ervaring (oa PowerPoint, Word, Excel, Outlook).

• Minimaal 32 uur vrije tijd per week hebben, waarvan minimaal woensdag.

Voldoe je volledig aan bovenstaande punten, maar denk je een geschikte kandidaat te zijn? Solliciteer dan in je motivatiebrief en overtuig ons!