Secretaresse

 


Kenmerken

Korte introductie

De secretaris houdt zich bezig met diverse secretariële werkzaamheden, waaronder organisatie, administratie, coördinatie, ondersteuning en taakuitvoering.

 

Andere namen van de functie

Administratief Medewerker, Management Medewerker, Secretariaatsmedewerkers

 

werd gevonden in

Vrijwel alle (technische) bedrijven

 

Resultaatveld

Het resultaatgebied is: Zelfstandig uitvoerend secretaris-activiteiten ter ondersteuning van verschillende afdelingen en bijdragen aan bedrijfs- of afdelingsprocessen.

 
Onafhankelijk

Het schema is vaak opdringerig. Plan je eigen tijd in voor andere activiteiten. Voor vormgeving gelden bepaalde regels, maar ook uw eigen vormgeving en werkwijzen hebben een zekere mate van vrijheid. Accepteer niet-permanente of bijna niet-bestaande supervisie. De problemen die zich voordoen, moeten zelf worden opgelost en enige ervaring moet worden verrijkt in overeenstemming met het opleidingsniveau, de eigen kenmerken van het bedrijf en de vereiste snelheid. Veelvuldig contact met andere afdelingen is om de informatiestroom goed te laten verlopen.

 

Complex

Deze functie is voor secretariële werkzaamheden, zoals steno (Nederlands en 1 vreemde taal), en de te verwerken documenten zijn zeer verschillend (aard, taal en stijl). Schakel regelmatig over naar frequent. Zelfs af en toe werken met beperkte tijd vereist een extreem hoge nauwkeurigheid.

 

Risico op mislukking

Fouten kunnen ook de voortgang van andere functionarissen verstoren, wat leidt tot tijdverlies en interne en externe irritatie. Soms zijn er regelmatig externe contacten, waarbij sprake is van standaardsituaties. Er kunnen vertrouwelijkheidsvereisten zijn met betrekking tot vertrouwelijke informatie.

 

Opleidingsniveau

De inhoud en het kennisniveau moeten vergelijkbaar zijn met MBO-3 / HAVO, aangevuld met cursussen en/of trainingen met een gemiddelde studieduur van maximaal 2 jaar. Vereiste opleiding: Secretaresse MBO-3 of Directiesecretaris/Management Assistent MBO-4

 

Mentale en fysieke stress

Normale kantooromstandigheden kunnen enkele storende factoren hebben. Werk enkele uren onafgebroken op de pc.

 

Taak

Facilitaire ondersteuning

Communicatietools voor management

Beheer de vloot

Organiseren van personeelsbijeenkomsten

Zorg dragen voor presentatieruimte en presentatiematerialen

Financieel management

Ophaal- en inspectieschema

 

Kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu (KAM)

Werk evalueren en suggesties doen voor verbetering

Toepasselijke wetten, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Marketing en communicatie

Bewaar bedrijfsinformatie op de juiste manier

Verzorgen van acties of reclame-uitingen

ontwikkeling

Behouden en uitbreiden van huidige vak- en productkennis

Expertise delen en overdragen met collega's

Organiseer je eigen werk

Houd je werk en planning bij

Organiseer en maak de werkplek schoon

Plan je eigen werk

Onderhandeling en coördinatie

Deelnemen aan strategisch overleg

Deelnemen aan werkvergaderingen en/of toolboxmeetings

Informeer voortgang

Breng collega's op de hoogte en werk samen met collega's

 

Afdeling Personeelszaken

Analyseer of evalueer de prestaties van medewerkers, studenten of stagiaires

Ziekte- en herstelmeldingen ontvangen en verwerken

Ontwikkel een introductie- of onboardingplan voor nieuwe medewerkers

Voorbereiden, voeren en rapporteren van interviews met medewerkers

Zorg voor persoonlijke aandacht

Secretaresse taken

Brieven verwerken

Telefoongesprekken of e-mails afhandelen

Bedien de telefoon of alarmcentrale

Beheer werknemersagenda Manage

Beheer reserveringssysteem

Volledige vergaderdocumenten

Inkomende en uitgaande post afhandelen

Gegevens invoeren in geautomatiseerd systeem

Bezoekers ontvangen

Informatie opslaan en archiveren

Opstellen en verspreiden van de agenda

Opstellen en verspreiden van rapporten of vergadernotulen

Draaipunten en checklists ontwikkelen

 

Zorg voor commercieel drukwerk en/of kantoorbenodigdheden

Kies, boek en controleer locaties en beschikbare faciliteiten

Nodig deelnemers uit voor een vergadering of feest

Verklaring van het letterconcept

Promoot de kernwaarden van het bedrijf

Vertegenwoordig het bedrijf

Toon betrokkenheid en motivatie

 

Kennis en vaardigheden

Medewerkers hebben de volgende kennis en vaardigheden nodig om het takenpakket correct uit te voeren.

 

Aanpassen en reageren

Sterke weerstand tegen druk

Administratieve kennis

Administratieve vaardigheden

secretaris

communicatie

Terminologie, jargon, jargon

Formuleren en rapporteren

Overtuigingskracht en invloed

Opschepper

Taalvaardigheid

 

Creatie en analyse

analyse

Numeriek begrip

Leren

Om erachter te komen

probleemoplossend vermogen

Financiële en zakelijke kennis

bedrijf

Financiële managementvaardigheden

Human resource kennis resource

personeelszaken

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

kwaliteitsverzekering

Veiligheids-, gezondheids-, welzijns- en milieunormen

Marketing en verspreiding van kennis

PR

Leiderschap en beslissing

begeleiden

Zaken doen en voorstellen

Commerciële activiteit

Motivatie en ambitie tonen

Ondernemerschap en zakelijke praktijken

Organisatie en uitvoering

Volg de instructies en procedures

Planning en organisatie

Bezorgdheid

 

Samenwerken en communiceren met anderen

Toon bezorgdheid en begrip

Handel met ethiek en integriteit

Klantgericht

Samenwerking

 

Gewenste cursus

onderwijs

secretaris


Reacties

Populaire posts