Secretaresse
Kenmerken
Korte introductie
De secretaris houdt zich bezig met diverse secretariële
werkzaamheden, waaronder organisatie, administratie, coördinatie, ondersteuning
en taakuitvoering.
Andere namen van de functie
Administratief Medewerker, Management Medewerker,
Secretariaatsmedewerkers
werd gevonden in
Vrijwel alle (technische) bedrijven
Resultaatveld
Het resultaatgebied is: Zelfstandig uitvoerend
secretaris-activiteiten ter ondersteuning van verschillende afdelingen en
bijdragen aan bedrijfs- of afdelingsprocessen.
Onafhankelijk
Het schema is vaak opdringerig.
Plan je eigen tijd in voor andere activiteiten. Voor vormgeving gelden bepaalde
regels, maar ook uw eigen vormgeving en werkwijzen hebben een zekere mate van
vrijheid. Accepteer niet-permanente of bijna niet-bestaande supervisie. De
problemen die zich voordoen, moeten zelf worden opgelost en enige ervaring moet
worden verrijkt in overeenstemming met het opleidingsniveau, de eigen kenmerken
van het bedrijf en de vereiste snelheid. Veelvuldig contact met andere
afdelingen is om de informatiestroom goed te laten verlopen.
Complex
Deze functie is voor secretariële
werkzaamheden, zoals steno (Nederlands en 1 vreemde taal), en de te verwerken
documenten zijn zeer verschillend (aard, taal en stijl). Schakel regelmatig
over naar frequent. Zelfs af en toe werken met beperkte tijd vereist een
extreem hoge nauwkeurigheid.
Risico op mislukking
Fouten kunnen ook de voortgang van
andere functionarissen verstoren, wat leidt tot tijdverlies en interne en
externe irritatie. Soms zijn er regelmatig externe contacten, waarbij sprake is
van standaardsituaties. Er kunnen vertrouwelijkheidsvereisten zijn met
betrekking tot vertrouwelijke informatie.
Opleidingsniveau
De inhoud en het kennisniveau
moeten vergelijkbaar zijn met MBO-3 / HAVO, aangevuld met cursussen en/of
trainingen met een gemiddelde studieduur van maximaal 2 jaar. Vereiste
opleiding: Secretaresse MBO-3 of Directiesecretaris/Management Assistent MBO-4
Mentale en fysieke stress
Normale kantooromstandigheden
kunnen enkele storende factoren hebben. Werk enkele uren onafgebroken op de pc.
Taak
Facilitaire ondersteuning
Communicatietools voor management
Beheer de vloot
Organiseren van
personeelsbijeenkomsten
Zorg dragen voor presentatieruimte
en presentatiematerialen
Financieel management
Ophaal- en inspectieschema
Kwaliteit, arbeidsomstandigheden en
milieu (KAM)
Werk evalueren en suggesties doen
voor verbetering
Toepasselijke wetten, veiligheids-,
bedrijfs- en werkvoorschriften
Marketing en communicatie
Bewaar bedrijfsinformatie op de
juiste manier
Verzorgen van acties of
reclame-uitingen
ontwikkeling
Behouden en uitbreiden van huidige
vak- en productkennis
Expertise delen en overdragen met
collega's
Organiseer je eigen werk
Houd je werk en planning bij
Organiseer en maak de werkplek
schoon
Plan je eigen werk
Onderhandeling en coördinatie
Deelnemen aan strategisch overleg
Deelnemen aan werkvergaderingen
en/of toolboxmeetings
Informeer voortgang
Breng collega's op de hoogte en
werk samen met collega's
Afdeling Personeelszaken
Analyseer of evalueer de prestaties
van medewerkers, studenten of stagiaires
Ziekte- en herstelmeldingen
ontvangen en verwerken
Ontwikkel een introductie- of
onboardingplan voor nieuwe medewerkers
Voorbereiden, voeren en rapporteren
van interviews met medewerkers
Zorg voor persoonlijke aandacht
Secretaresse taken
Brieven verwerken
Telefoongesprekken of e-mails
afhandelen
Bedien de telefoon of alarmcentrale
Beheer werknemersagenda Manage
Beheer reserveringssysteem
Volledige vergaderdocumenten
Inkomende en uitgaande post
afhandelen
Gegevens invoeren in geautomatiseerd
systeem
Bezoekers ontvangen
Informatie opslaan en archiveren
Opstellen en verspreiden van de
agenda
Opstellen en verspreiden van
rapporten of vergadernotulen
Draaipunten en checklists
ontwikkelen
Zorg voor
commercieel drukwerk en/of kantoorbenodigdheden
Kies, boek
en controleer locaties en beschikbare faciliteiten
Nodig
deelnemers uit voor een vergadering of feest
Verklaring
van het letterconcept
Promoot de
kernwaarden van het bedrijf
Vertegenwoordig
het bedrijf
Toon
betrokkenheid en motivatie
Kennis en
vaardigheden
Medewerkers
hebben de volgende kennis en vaardigheden nodig om het takenpakket correct uit
te voeren.
Aanpassen en
reageren
Sterke
weerstand tegen druk
Administratieve
kennis
Administratieve
vaardigheden
secretaris
communicatie
Terminologie,
jargon, jargon
Formuleren
en rapporteren
Overtuigingskracht
en invloed
Opschepper
Taalvaardigheid
Creatie en analyse
analyse
Numeriek begrip
Leren
Om erachter te komen
probleemoplossend vermogen
Financiële en zakelijke kennis
bedrijf
Financiële managementvaardigheden
Human resource kennis resource
personeelszaken
Kennis van kwaliteit, veiligheid,
gezondheid en milieu
kwaliteitsverzekering
Veiligheids-, gezondheids-,
welzijns- en milieunormen
Marketing en verspreiding van
kennis
PR
Leiderschap en beslissing
begeleiden
Zaken doen en voorstellen
Commerciële activiteit
Motivatie en ambitie tonen
Ondernemerschap en zakelijke
praktijken
Organisatie en uitvoering
Volg de instructies en procedures
Planning en organisatie
Bezorgdheid
Samenwerken en communiceren met
anderen
Toon bezorgdheid en begrip
Handel met ethiek en integriteit
Klantgericht
Samenwerking
Gewenste cursus
onderwijs
secretaris