Administratief medewerker
Wat is een
administratief medewerker?
Een
administratief medewerker is een persoon die kantoorwerkzaamheden en andere
ondersteunende werkzaamheden verricht in een secretariële of financieel
beheeromgeving. De functie van administratief medewerker is onder te verdelen
in drie deelfuncties:
Secretaris
Assistent/Secretaresse: De focus ligt op het opstellen, uitwerken en afhandelen
van schriftelijke en mondelinge communicatie en correspondentie.
Receptioniste/Receptioniste:
De focus ligt op het ontvangen van bezoekers en goederen en het afhandelen van
telefoonverkeer.
Bedrijfsleiders:
De focus ligt op zaken als archivering, debiteurenbeheer en verwerking van
formulierenstromen (allemaal in de bedrijfsomgeving).
De term
administratief medewerker is eigenlijk een verzamelnaam voor deze drie
deelfuncties. Welke taken een administratief medewerker uitvoert, hangt af van
zijn organisatie. Zo maakt de ene werkgever strikt onderscheid tussen
secretaresse en receptioniste, terwijl een andere werkgever in beide gevallen
spreekt over administratief personeel.
Daarnaast zijn er leidinggevenden die managementtaken combineren met verkoopactiviteiten (business managers genoemd) of specifieke financiële activiteiten (financieel managers). Ze maken geen deel uit van de beschrijving op deze pagina, die verband houdt met de algemene functie van de administratief medewerker.
Wat doet de
administratief medewerker?
Administratief
medewerkers houden zich doorgaans bezig met de volgende zaken:
Agenda
beheren (afspraken en reserveringen vastleggen)
Telefonische
communicatie afhandelen
Ontvangen
post sorteren en distribueren
Uitgaande
post voorbereiden, poststempelen en verzenden
Ontvangst
verwerken
Ontvangst en
registratie van bezoekers
Uitvoeren van ondersteunende (financieel)
administratieve werkzaamheden, zoals:
Invoer van
managementgegevens in automatiseringssysteem
Onderhouden
van het beheer van debiteuren en/of crediteuren
Formulieren
invullen en verwerken met betrekking tot bijvoorbeeld ziektemeldingen,
declaraties en bestellingen
Controleren
en sorteren van boekhoudkundige documenten (zoals facturen, bankafschriften,
enz.)
Waar werken
administratief personeel?
Administratief
personeel is werkzaam in een breed scala van vakgebieden. Elke organisatie
(ongeacht grootte, branche of doel) heeft een managementorganisatie en kan
managementpersoneel inhuren. Met welke collega's een administratief personeel
te maken heeft, hangt dus grotendeels af van de specifieke werkomgeving: van
personeelsmanagers en boekhoudkundig personeel tot crediteurenadministratief
personeel en bedrijfspersoneel.