Administratief medewerker

 


 

 

Wat is een administratief medewerker?

Een administratief medewerker is een persoon die kantoorwerkzaamheden en andere ondersteunende werkzaamheden verricht in een secretariële of financieel beheeromgeving. De functie van administratief medewerker is onder te verdelen in drie deelfuncties:

Secretaris Assistent/Secretaresse: De focus ligt op het opstellen, uitwerken en afhandelen van schriftelijke en mondelinge communicatie en correspondentie.

Receptioniste/Receptioniste: De focus ligt op het ontvangen van bezoekers en goederen en het afhandelen van telefoonverkeer.

Bedrijfsleiders: De focus ligt op zaken als archivering, debiteurenbeheer en verwerking van formulierenstromen (allemaal in de bedrijfsomgeving).

De term administratief medewerker is eigenlijk een verzamelnaam voor deze drie deelfuncties. Welke taken een administratief medewerker uitvoert, hangt af van zijn organisatie. Zo maakt de ene werkgever strikt onderscheid tussen secretaresse en receptioniste, terwijl een andere werkgever in beide gevallen spreekt over administratief personeel.

Daarnaast zijn er leidinggevenden die managementtaken combineren met verkoopactiviteiten (business managers genoemd) of specifieke financiële activiteiten (financieel managers). Ze maken geen deel uit van de beschrijving op deze pagina, die verband houdt met de algemene functie van de administratief medewerker.

Wat doet de administratief medewerker?

Administratief medewerkers houden zich doorgaans bezig met de volgende zaken:

 Directiesecretaresse en receptiewerkzaamheden, zoals:

Agenda beheren (afspraken en reserveringen vastleggen)

Telefonische communicatie afhandelen

Ontvangen post sorteren en distribueren

Uitgaande post voorbereiden, poststempelen en verzenden

Ontvangst verwerken

Ontvangst en registratie van bezoekers

 Uitvoeren van ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden, zoals:

Invoer van managementgegevens in automatiseringssysteem

Onderhouden van het beheer van debiteuren en/of crediteuren

Formulieren invullen en verwerken met betrekking tot bijvoorbeeld ziektemeldingen, declaraties en bestellingen

Controleren en sorteren van boekhoudkundige documenten (zoals facturen, bankafschriften, enz.)

Waar werken administratief personeel?

Administratief personeel is werkzaam in een breed scala van vakgebieden. Elke organisatie (ongeacht grootte, branche of doel) heeft een managementorganisatie en kan managementpersoneel inhuren. Met welke collega's een administratief personeel te maken heeft, hangt dus grotendeels af van de specifieke werkomgeving: van personeelsmanagers en boekhoudkundig personeel tot crediteurenadministratief personeel en bedrijfspersoneel.

Reacties

Populaire posts