Hoe een vacature schrijven voor Receptionists?
Receptioniste functieomschrijving
Functieomschrijving receptioniste
Deze functiebeschrijvingssjabloon voor receptionisten is geoptimaliseerd voor plaatsing op online vacaturesites of carrièrepagina's. Het kan gemakkelijk de taken en verantwoordelijkheden van medische receptionisten, hotelreceptionisten, enz. aanpassen. Plaats gratis op de vacaturebank.
De verantwoordelijkheden van de receptioniste zijn onder andere:
Door gepast te begroeten, te verwelkomen, te begeleiden en aan te kondigen dat ze bezoekers aan de balie ontvangen
Oproepen beantwoorden en doorschakelen
Dagelijkse post ontvangen en sorteren
Functieomschrijving receptioniste
Functieomschrijving voorbeeld
Wij zijn op zoek naar een receptioniste die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van onze receptie en het uitvoeren van diverse administratieve en servicetaken.
Taken
Gasten worden begroet en begroet zodra ze op kantoor aankomen
Introduceer bezoekers bij de juiste persoon en het juiste kantoor
Oproepen beantwoorden, screenen en doorschakelen
Geef persoonlijke en nauwkeurige informatie persoonlijk of via telefoon/e-mail
Dagelijkse post/bezorging ontvangen, sorteren en distribueren
Frontoffice benodigdheden bestellen en voorraad bijhouden
Agenda bijwerken en vergaderingen plannen
Reis en verblijf regelen en vouchers voorbereiden
Andere receptioniste-beheertaken uitvoeren, zoals archiveren, kopiëren, transcriptie en faxen
Vereisten
Aantoonbare werkervaring als receptioniste, receptiemedewerker of soortgelijke functie
Vaardigheid in het gebruik van Microsoft Office Suite
Professionele houding en uitstraling
Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
Klantenservice houding
Diploma secundair onderwijs; aanvullende certificering voor office management is een pluspunt
Uiteindelijk zijn de taken en verantwoordelijkheden van een
Receptionist om ervoor te zorgen dat de receptie gasten positief ontvangt, en
alle administratieve taken uitvoert volgens de hoogste kwaliteitsnormen.
Verantwoordelijkheden
Begroeten en verwelkomen van gasten zodra zij op kantoor
arriveren
Doorverwijzen van bezoekers naar de juiste persoon en
kantoor
Beantwoorden, screenen en doorverbinden van inkomende
telefoongesprekken
Verstrekken van basis- en nauwkeurige informatie in persoon
en via telefoon/e-mail
Ontvangen, sorteren en distribueren van dagelijkse
post/leveringen
De veiligheid van het kantoor waarborgen door de
veiligheidsprocedures te volgen en de toegang via de receptie te controleren
(logboek bijhouden, bezoekersbadges afgeven)
Bestel front office benodigdheden en houd de voorraad bij
Kalenders bijwerken en vergaderingen plannen
Reizen en accommodaties regelen en vouchers opstellen
Bijhouden van bijgewerkte gegevens over kantooruitgaven en
-kosten
Andere administratieve taken van de receptionist uitvoeren,
zoals archiveren, fotokopiëren, transcriberen en faxen
Vereisten
aantoonbare werkervaring als receptionist, front office
medewerker of vergelijkbare functie
Vaardigheid in Microsoft Office Suite
Praktische ervaring met kantoorapparatuur (bijv. faxmachines
en printers)
Professionele houding en voorkomen
Goede schriftelijke en verbale communicatieve vaardigheden
Het vermogen om vindingrijk en proactief te zijn wanneer
zich problemen voordoen
Uitstekende organisatorische vaardigheden
Multitasking- en tijdmanagementvaardigheden, met het
vermogen om prioriteiten te stellen bij taken
Klantenservice-houding