Taken secretaresse
U kunt niet beoordelen aan de hand van de functienaam. Als je alle taken bij elkaar optelt, dan weet je het zeker. Als managementassistent, officemanager, personal assistant of secretaresse sta jij in het middelpunt van de belangstelling. Er zijn twee redenen: u heeft veel belangrijke zaken geregeld; medewerkers en externe relaties beschouwen u als het eerste en belangrijkste aanspreekpunt. Wat zijn de belangrijkste taken van een secretaresse? We zetten ze voor je op een rij.
1. Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie
(telefoon, e-mail, post, fax)
Er is eigenlijk al genoeg gezegd. Er gaan veel telefoontjes
en e-mails binnen en buiten het bedrijf. Je bent het eerste aanspreekpunt om
ervoor te zorgen dat medewerkers en management niet continu lastiggevallen
worden. Of je zorgt dat je direct iemand doorverwijst naar de juiste persoon.
2. Agendabeheer
Met agendabeheer ben je eigenlijk de poortwachter voor de mensen wiens agenda je beheert. Je voorkomt dat medewerkers en relaties in en uit het management gaan. Je reserveert een overzicht en ruimte in de agenda of agenda van bestuursleden.
3. Organiseren, voorbereiden en opnemen van discussies en
vergaderingen
Naast het beheren van de agenda kun je ook vergaderingen
organiseren. Je verzamelt onderwerpen, bepaalt de vergaderagenda en gaat zitten
om aantekeningen te maken. U lost dit probleem later op en stuurt het naar alle
deelnemers aan de vergadering. Zonder jou zou niemand weten wat er tijdens de
vergadering is gebeurd. Je schrijft terwijl je luistert.
4. Facilitaire ondersteuning
Je bent betrokken bij alles wat er op kantoor gebeurt. Je zorgt ervoor dat iedereen goed kan werken. Dit betekent dat er voldoende koffie, thee en water is. Papier is beschikbaar en toner is op voorraad. Soms regel je het onderhoud van gebouwen of voorzieningen en zorg je ervoor dat de schoonmakers het kantoor na het werk netjes houden. Werkt u in een groter bedrijf, dan kunt u dit alleen doen of samen met een facility manager. Je bent altijd verantwoordelijk voor de inkoop en inventaris van kantoorartikelen en telefoontoegang. Kleine bedrijven lunchen soms samen. Dan regel je de aankoop van brood, beleg en melk of sap.
5. Gasten ontvangen
Je bent het eerste aanspreekpunt. Het geldt ook voor gasten
van het bedrijf waar je werkt. Bij binnenkomst begroet je ze met een grote
glimlach, vraag je naar de afspraak en zorg je ervoor dat je collega's weten
dat de gast er is.
6. Facturering
Vooral in kleine bedrijven moet je het beheer van de crediteuren op je nemen. Dit betekent dat je facturen verstuurt en ervoor zorgt dat klanten en leveranciers op tijd betalen. In principe moet je ervoor zorgen dat er altijd genoeg geld op de bankrekening van het bedrijf staat.
7. Administratie
Je doet soms
personeelszaken, wat inhoudt dat je een arbeidsovereenkomst tekent, personeelswijzigingen
doorvoert en je aanstelling en beƫindiging van het dienstverband goed
communiceert en afhandelt.
8. Organiseer zakelijke bijeenkomsten (vergaderingen,
conferenties, enz.)
We hebben vergaderingen en onderhandelingen al besproken
onder "gasten ontvangen". Je gaat dan als eventmanager aan de slag
bij een marketing- of salesmedewerker. U kunt kamers, aankleding,
gastenlijsten, uitnodigingen, sprekers en seminars of andere activiteiten
regelen en natuurlijk een borrel na afloop.