Verschil secretaris secretaresse
Vergadering secretaris
Zonder secretaresse kun je geen vergadering houden. De
secretaris en de voorzitter zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ze moeten
samen een goed team vormen om de vergadering vlot te laten verlopen. In het
verre verleden was de secretaresse, of in de meeste gevallen een dame, de
secretaresse, de belangrijkste taak het notuleren van vergaderingen en het
verzorgen van de koffie. Tegenwoordig omvat het correct uitvoeren van de taken
van een secretaresse meer.
Taken van de secretaris
Enkele taken van de secretaris zijn:
Nodig deelnemers uit.
Bereid de agenda voor
Minuten van de vergadering
Agendapunt verzenden
Behandel de brief
Rapport
Controleprocedures
Bewaken en vastleggen van actiepunten
Vergadernotulen maken
Het notuleren van vergaderingen is niet zo eenvoudig. Zeker
als je net begint als secretaresse, moet je eerst bekend zijn met jargon en
taal. Elk veld heeft zijn eigen jargon. Daar moet je als secretaresse eerst aan
wennen.
Alle tijdens de vergadering gemaakte afspraken dienen in de
notulen te worden vastgelegd. Hieraan wordt meestal een lijst met actiepunten
gekoppeld. Vervolgens kan elke deelnemer zien welke actie wanneer ondernomen
moet worden. In de volgende vergadering wordt opnieuw gekeken welk actiepunt is
afgerond en kan worden verwijderd uit de lijst met actiepunten.
Voor een goed vergaderverslag moet de secretaris onderscheid
kunnen maken tussen hoofdzaken en bijzaken. Dit betekent dat u moet weten wat
wel en niet moet worden vastgelegd. In een discussie is het bijvoorbeeld
belangrijk om de aard van de discussie weer te geven, niet ieders bijdrage aan
de discussie.
Wat is een secretaresse?
Een secretaresse (positief: secretaresse-assistent) is een
persoon die secretariële werkzaamheden verricht in een kantoor of praktijk. De
directiesecretaresse ondersteunt specifiek het bestuur van de organisatie. De
functie van de officemanager is vergelijkbaar met die van de secretaresse, maar
er zijn verschillende verklaringen. De managementassistent overlapt ook met de
secretaris. In de praktijk worden deze termen vaak door elkaar gebruikt.
Wat doet de secretaris?
De secretaris voert ondersteunende taken uit voor de
directie, managers, afdelingen of de hele organisatie. Welke taken zij
uitvoeren en welke verantwoordelijkheden zij hebben, hangt voor een groot deel
af van de organisatie waarin zij werken. In de ene organisatie houden ze zich
alleen met strikte secretariële zaken, terwijl ze in andere organisaties soms
veel personele en facilitaire verantwoordelijkheden op zich nemen. Het volgende
kan onderdeel zijn van de functie:
Agenda beheren
Bezoekers ontvangen
E-mail beantwoorden
Inkomend en uitgaand telefoonverkeer afhandelen
Inkomende e-mail verwerken
Facilitaire ondersteuning bieden
Vergadernotulen plannen, voorbereiden en opnemen
De verklaring voorbereiden en detailleren
Conceptrapporten, brieven en memo's
Bestanden beheren
Belangrijke onderwerpen: functieomschrijving secretaresse,
functie-eisen secretaresse, functieprofiel secretaresse, secretaressetaken,
secretaressetaken, wat de secretaresse doet, wat de secretaresse is, het werk
als secretaresse en secretaressetaken.
Waar werkt de secretaresse?
Waar je secretaresse wordt, hangt grotendeels af van de
richting die je inslaat tijdens je opleiding. Naast de algemene leiding van de
(uitvoerend) secretaris zijn er ook medische of juridische aspecten. De eerste
groep zal voornamelijk werken voor bedrijven of overheidsinstanties, en werken
voor het management, de raad van bestuur of specifieke afdelingen binnen deze
groep. Medisch secretaresses werken natuurlijk vaker in ziekenhuizen en andere
medische instellingen, terwijl juridische secretaresses werken in
advocatenkantoren, notarissen, rechtbanken of juridische afdelingen.