Secretaresse service

 

Wat is een secretaresse?

De secretaris vervult een ondersteunende rol in de organisatie en faciliteert het werk van de leidinggevende. Dit werk kan variëren van het regelen van telefoonverkeer of het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen tot het beheren van de agenda van de werkgever.

Omdat elke manager anders is, is ook de functie van elke secretaresse anders. Zo heb je in de ene organisatie meer zelfstandige werkplekken en in een andere organisatie meer administratieve taken. Op deze manier moet de secretaresse zich voortdurend aanpassen aan de nieuwe werkgever en een nieuwe balans in zijn werk vinden.

De secretaresse is energiek, snel van begrip en weet het werk snel gedaan te krijgen. Het meeste werk wordt gedaan met behulp van computers. Dat geldt voor agendabeheer, maar ook voor de afhandeling van (e-mail)communicatie en vergaderstukken. De secretaresse besteedt ook veel tijd aan de telefoon om te regelen wat de baas wil. Dit werk vereist, naast het ontvangen van gasten, sterke communicatieve vaardigheden en een zekere mate van zelfvertrouwen.

Elke functie is anders. Sommige secretaresses zullen ook verantwoordelijk zijn voor het organiseren van vergaderingen, het coördineren van de ruimtetoewijzing (vergaderruimtes), het op papier zetten van het werk van de supervisor of het bijhouden van bestanden. Daarnaast zijn er enkele professionele secretariële functies die een juridisch karakter hebben of puur in dienst zijn van de bedrijfsleiding.